Aufgaben planen mit Notion – So mache ich das (inklusive Notion-Template)

Aufgaben planen mit Notion ist eines der häufigsten Anwendungsfälle für das kostenlose Notiz- und Planungs-Tool. Und weil Notion so flexibel ist, gibt es dafür viele verschiedene Möglichkeiten. Du kannst eine einfache Checkliste erstellen und abhaken. Genauso kannst du aber auch eine sehr komplexe Datenbankstruktur erstellen. In diesem Artikel zeige ich dir, wie ich meine Aufgaben mit Notion plane.

Dein System sollte sich dir anpassen, nicht umgekehrt

Das Schöne an Notion ist, dass sich die Struktur des Tools nach deiner eigenen Struktur richtet. Das bedeutet, dass die App nicht die Struktur vorgibt, mit der du arbeitest, sondern sie ist beliebig anpassbar. Nicht du richtest dich nach dem Tool. Stattdessen passt du das Tool an deine Arbeitsweise an.

Es gibt viele verschiedene Systeme, wie du deine Aufgaben planen kannst. Die kannst du beliebig in Notion nachbauen. Du kannst auch nur einzelne Teile aus verschiedenen Systemen herausnehmen, kombinieren und so dein ganz eigenes System aufbauen.

Das System, mit dem ich aktuell arbeite, ist genau so entstanden. Und es ist auch längst noch nicht fertig und wird es wahrscheinlich auch nie sein. Ich schaue mir gerne an, wie andere arbeiten. Wenn ich etwas sehe und denke, das könnte auch für mich funktionieren, dann probiere ich es einfach aus. Nach einer Weile merke ich dann, ob es für mich funktioniert hat. Falls ja, dann bleibe ich dabei. Falls ich damit aber nicht zurecht gekommen bin, dann verwerfe ich es wieder. So erschaffe ich mir nach und nach das System, das mich ideal bei meiner Arbeit unterstützt.

Flexibilität ist mir beim Aufgaben planen mit Notion sehr wichtig

Mir ist bei der Planung meiner Aufgaben sehr wichtig, dass ich flexibel bleibe. Denn starre Methoden haben für mich bisher nicht funktioniert.

Da ich viele Aufgaben habe, die meine Kreativität erfordern, muss ich meine Aufgaben leicht verschieben können. Denn ich bin nicht immer gleich kreativ. Wenn ich merke, dass eine Aufgabe gerade nicht leicht geht, ist es oft besser, die Aufgabe zu verschieben und an einer anderen zu arbeiten. Denn zu einer anderen Zeit schaffe ich die Aufgabe vielleicht ganz schnell.

Und das geht mit dem System, das ich mir in Notion angelegt habe, sehr leicht. Ich kann die Aufgaben problemlos hin und her verschieben, wenn sich mein Plan ändert. Eine Planänderung bedeutet also nicht, dass ich die Aufgaben wieder neu aufschreiben muss. Genau das hat mich bei analogen System wie z. B. dem Bullet Journal immer gestört.

Die Aufgabenplanung passt sich gut in meine anderen Workflows ein

Sehr hilfreich ist für mich, dass ich meine Aufgabendatenbank in Notion sehr leicht in andere Notion-Seiten einbinden kann. So kann ich die Aufgabenplanung in andere Workflows integrieren und muss nicht immer hin und her springen.

Ein Beispiel dafür ist meine Projektplanung. Dafür habe ich eine Datenbank erstellt, die alle meine Projekte enthält. Auf der zugehörigen Notion-Seite eines Projekts ist die Aufgabendatenbank eingebunden, gefiltert nach diesem Projekt. Ich sehe hier also nur Aufgaben, die zu diesem Projekt gehören.

Wenn ich also an einem Projekt arbeite, öffne ich die entsprechende Projektseite. Hier habe ich alle Informationen, die das Projekt betreffen, zusammen. Ich sehe auch gleich alle offenen Aufgaben, ohne von anderen Aufgaben abgelenkt zu werden.

Auf dieser Seite kann ich auch neue Aufgaben erstellen. Diese werden in der Aufgabendatenbank gespeichert und sind automatisch diesem Projekt zugewiesen.

Verknüpfung mit anderen Datenbanken

Damit das Einbinden in die anderen Workflows funktioniert, habe ich die Aufgabendatenbank mit mehreren anderen Datenbanken verknüpft. Das mache ich immer dann, wenn ich einzelnen Einträgen einer Datenbank bestimmte Aufgaben zuweisen können möchte.

Ich verlinke eine Datenbank mit der Aufgabendatenbank, wenn ich in einem Eintrag der Datenbank folgendes machen möchte:

• neue Aufgaben erstellen, die zu diesem Eintrag gehören und/oder
• zugehörige Aufgaben anzeigen lassen.

Aktuell nutze ich vor allem die folgenden Verknüpfungen mit meiner Aufgabendatenbank:

• Projektdatenbank
• Content-Datenbank
• Notizdatenbank
• Mediathek

Durch die Verknüpfung kann ich auch aus der Aufgabe heraus direkt zu den verknüpften Einträgen springen. Ich habe also zum Beispiel sehr schnell Zugriff auf verknüpfte Notizen oder Medien, wenn ich diese zur Bearbeitung einer Aufgabe brauche.

Verschiedene Dashboards helfen bei der Übersicht

Um mit der Aufgabenliste effektiv arbeiten zu können, habe ich mir für verschiedene Zwecke unterschiedliche Dashboards angelegt. Dort habe ich jeweils die Aufgabendatenbank eingebunden. Das sind z. B.:

• die Tagesaufgaben auf der Startseite, unterteilt nach vormittags, nachmittags, abends und nebenher
• eine Monatsübersicht, die ich vor allem als Überblick über meine Termine brauche
• eine Wochenplanung
• erledigte Aufgaben auf dem Review-Dashboard für die Wochen- bzw. Monatsreflexion

Auf diesen Dashboards sind die Aufgaben jeweils dem Zweck entsprechend gefiltert und sortiert. So sehe ich immer auf einen Blick die Aufgaben, die ich gerade brauche. Alle anderen sind ausgeblendet und können mich dadurch auch nicht ablenken.

Verschiedene Datenbankansichten für verschiedene Zwecke

Auf den Dashboards verwende ich verschiedene Datenbankansichten, je nach Zweck des Dashboards.

Der Kalender eignet sich hervorragend für eine Monatsübersicht über die Termine. Außerdem lassen sich im Kalender leicht Aufgaben per Drag & Drop von einem Tag auf einen anderen verschieben.

Das Kanban-Board ist eine sehr gute Übersicht über die Aufgaben. Weil das Kanban-Board in Notion nach unterschiedlichen Properties gruppiert werden kann, gibt es für die Aufgabenplanung verschiedene Anwendungszwecke für das Board. Ich nutze es zum Beispiel gerne als Tagesübersicht (gruppiert nach Tageszeiten) und als Wochenübersicht (gruppiert nach Datum und gefiltert nach der aktuellen Woche).

Die Tabelle kommt bei mir vor allem dann zum Einsatz, wenn ich schnell viele Einträge auf einmal bearbeiten möchte. Das ist zum Beispiel praktisch bei der Projektplanung, wenn ich mehrere Aufgaben am Stück erstellen möchte.

Kostenloses Notion-Template für deine Aufgaben und Termine

Notion kann dir dabei helfen, deine Aufgaben zu planen und trotzdem flexibel zu bleiben. Du kannst alle deine Aufgaben im Überblick behalten und vergisst so nichts Wichtiges mehr.

Dabei ist Notion extrem anpassbar. Du kannst deine Übersichten leicht anpassen oder neue hinzufügen, wenn dir etwas fehlt. Genauso kannst du Übersichten oder auch einzelne Properties entfernen, wenn du merkst, dass du sie nicht brauchst. So entsteht mit der Zeit ein System zur Aufgabenplanung, das genau auf deine Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Mit dem kostenlosen Notion-Template kannst du dir die Aufgabendatenbank auch in deinen Notion-Account holen. Trag dich hier in meinen Newsletter ein, und du bekommst das Template samt Tutorial geschenkt.