Einfache Tabellen, Toggles als Überschriften und Diagramme – das sind die neusten Funktionen von Notion

Einfache Tabellen, Toggles als Überschriften und Diagramme – das sind die neusten Funktionen von Notion

Im November und vor allem in der „Hack week“ im Dezember hat Notion einige neue Funktionen oder Verbesserungen vorgestellt. In diesem Beitrag zeige ich dir die interessantesten davon.

Einfache Tabellen

Bisher gab es keine Möglichkeit, einfache Tabellen in deine Notion-Seiten einzufügen. Wenn du in deinen Text eine Tabelle einfügen wolltest, musstest du bisher eine Datenbank mit Tabellen-View verwenden. Das ist aber oft nicht sinnvoll, wenn du einfach nur ein paar Daten tabellarisch darstellen willst und die Funktionen einer Datenbank oder Berechnungen und Formeln gar nicht brauchst.

Eine Tabelle in Notion als Datenbank-View
So sieht eine Tabelle in Notion als Datenbank-View aus – bisher die einzige Möglichkeit, Tabellen in Notion-Seiten einzufügen.

Im November hat Notion endlich einfache Tabellen eingeführt. Eine solche Tabelle kannst du mit dem Befehl /table erstellen. Das obige Beispiel sieht dann so aus:

Eine einfache Tabelle in Notion
Das gleiche Beispiel wie oben in einer einfachen Tabelle.

Diese einfachen Tabellen kannst du im Gegensatz zur Datenbank-View in der Breite anpassen. Wenn benötigt, kannst du die erste Zeile als Kopfzeile festlegen. Das gleiche funktioniert auch mit der ersten Spalte. Außerdem kannst du die Spalten oder Zeilen einfärben. Im Beispiel ist die erste Spalte grün gefärbt.

Toggles als Überschriften

Eine weitere schöne Neuerung sind die Toggle Headings. Toggles sind Blöcke, die du auf- und zuklappen kannst. Neuerdings kannst du als Toggle-Titel auch die Überschriften H1 bis H3 verwenden. So kannst du deine Notion-Seiten sowohl mit Überschriften als auch mit Toggles gliedern.

Die neuen Toggle Headings in Notion im Beispiel mit Inhaltsverzeichnis
So sehen die neuen Toggle Headings H1 bis H3 im Vergleich zu einem normalen Toggle aus.

Genau wie normale Überschriften erscheinen auch diese Toggle-Überschriften im Inhaltsverzeichnis der Seite. Normale Überschriften, die in Toggles eingefügt sind, sind dagegen nicht im Inhaltsverzeichnis aufgeführt.

Diagramme

Im Code-Block von Notion wurde das Visualisierungs-Tool Mermaid integriert. Damit ist es möglich, verschiedene Diagramme direkt in Notion zu erstellen, wie z. B.

  • Tortendiagramme
  • Fluss- oder Statusdiagramme
  • Sequenzdiagramme
  • Gantt-Diagramme (Balkendiagramme für das Projektmanagement)
  • Klassen- oder ER-Diagramme

Bisher gab es nur die Möglichkeit, Diagramme in anderen Programmen zu erstellen und als Bild in eine Notion-Seite einzufügen. Mit Whimsical erstellte Charts kannst du auch direkt in Notion einbetten (mit dem /whimsical-Block). Das ist jetzt nicht mehr nötig.

Mermaid ist ein JavaScript-basiertes Tool, das aus Code mit einer leicht zu erlernenden Syntax, verschiedene Arten von Diagrammen erstellen kann.

Um ein neues Diagramm zu erstellen, brauchst du einen Code-Block. Dort wählst du oben links im vorderen Toggle-Feld (erscheint in der Desktop-Variante der App erst, wenn du mit der Maus über den Code-Block fährst) die Sprache „Mermaid“ aus. Mit dem zweiten Toggle-Feld kannst du auswählen, ob du den Mermaid-Code, das Diagramm („Preview“) oder beides übereinander („Split“) anzeigen möchtest.

Für Mermaid gibt es in Code-Blocks die Möglichkeit, nur den Code, nur das Diagramm oder beides übereinander anzuzeigen.

Wenn du sehr komplexe Diagramme erstellen willst, sind die Code-basierten Mermaid-Diagramme sicherlich nicht die praktischste Wahl. Dann nutzt du wahrscheinlich doch besser spezialisierte Programme. Doch wenn du z. B. ein Tortendiagramm oder ein einfaches Flussdiagramm benötigst, um etwas besser zu visualisieren, sind diese Diagramme direkt in Notion schnell erstellt und danach auch leicht anpassbar.

Im Folgenden zeige ich dir drei Beispiele, nämlich ein Torten-, ein Fluss- und ein Gantt-Diagramm, damit du eine Vorstellung davon bekommst, wie die Diagramme mit Mermaid erstellt werden.

Tortendiagramm

Ein Tortendiagramm ist wirklich sehr leicht zu erstellen. Du erstellst einen Code-Block und wählst dort die Sprache „Mermaid“ aus. In der ersten Zeile schreibst du das Codewort pie, um Mermaid zu sagen, dass du ein Tortendiagramm erstellen möchtest. Dahinter kannst du noch einen Titel angeben, indem du title gefolgt vom gewünschten Titel eingibst. In den folgenden Zeilen kannst du nun deine Werte für das Diagramm angeben. Mermaid berechnet daraus automatisch die Prozentwerte.

Der Mermaid-Code, mit dem das Beispiel-Tortendiagramm aus dem nächsten Bild erstellt wird.

Das Tortendiagramm, das Mermaid aus diesem Code erstellt, sieht wie folgt aus:

Ein Beispiel mit einem Tortendiagramm in einem Code-Block in Notion

Flussdiagramm

Auch Flussdiagramme sind mit Mermaid relativ einfach zu erstellen:

Der Mermaid-Code, mit dem man das Beispiel-Flussdiagramm aus dem nächsten Bild erstellt.

Dieser Code erzeugt das folgende Flussdiagramm:

Ein Beispiel mit einem einfachen Flussdiagramm in einem Code-Block in Notion

Vor den Klammern steht jeweils der Name des Knotens. Die Klammern geben an, welche Form der Knoten haben soll. In den Klammern steht der Text, der im Knoten angezeigt werden soll. Das kann ein anderer sein, als der Name des Knotens.

Zwischen den Knoten kann man angeben, wie die Knoten verbunden sind, ob mit Pfeilspitze oder nicht, ob mit durchgezogener Linie oder gestrichelt. Mit dem &-Zeichen kann man mehrere Knoten zusammenfassen. Von B gehen im Beispiel also zwei Pfeile ab, einer zu C und einer zu D. Von diesen beiden Knoten gehen die Pfeile dann wieder beide zu E.

Gantt-Diagramme für das Projektmanagement

Auch ein Gantt-Diagramm ist mit Mermaid nicht schwer zu erstellen. Dieses Diagramm zeigt den Projektplan eines Beispiel-Projekts:

Das Gantt-Diagramm für ein Beispiel-Projekt im Code-Block von Notion

Dieses Gantt-Diagramm wurde mit dem folgenden Mermaid-Code erstellt:

Der Code, der notwendig ist, um das Gantt-Diagramm aus dem vorherigen Screenshot zu erstellen.

Im ersten Absatz steht das Format, in dem das Datum eingegeben (dateFormat) bzw. auf der Zeitachse angezeigt (axisFormat) wird. Außerdem ist hier der Titel des Diagramms definiert. Mit excludes kannst du angeben, ob bestimmte Tage in der Zeitachse nicht angezeigt werden sollen, wie hier z. B. die Wochenenden.

Das Projekt kann in einzelne Bereiche unterteilt werden, die mit dem Code-Wort section und einem Namen eingeleitet werden. Die einzelnen Bereiche werden mit Leerzeilen voneinander getrennt. Nach der Zeile mit section werden die einzelnen Aufgaben jeweils in einer eigenen Zeile angegeben. Vor dem Doppelpunkt steht der Name der Aufgabe. Nach dem Doppelpunkt können die Eigenschaften der Aufgabe festgelegt werden, also z. B. wann die Aufgabe starten soll oder wie lange sie dauert.

Es sind auch noch verschiedene andere Diagramm-Typen möglich. Wie man den Code schreiben muss, um das gewünschte Diagramm zu erstellen ist auf der Mermaid-Website gut und leicht verständlich mit vielen Beispielen dokumentiert.

Verbesserungen bei vorhandenen Funktionen

Außerdem gibt es einige Verbesserungen bei bereits vorhandenen Funktionen. So ist es jetzt beispielsweise möglich, auf den Seitentitel im Breadcrumb – das ist die Navigation neben der Seitenleiste ganz oben links – zu klicken, um zum Seitenanfang zu scrollen. Da das Tastaturkürzel Strg + Pos1 nicht wie in vielen anderen Anwendungen zum Seitenanfang scrollt, ist das eine sehr hilfreiche neue Funktion.

Ein Klick auf den Seitentitel im Breadcrumb in Notion scrollt zum Seitenanfang.
Mit einem Klick auf den Seitentitel im Breadcrumb scrollst du zum Seitenanfang.

In Datenbanken

In den Datenbanken gab es ein paar praktische Neuerungen. Die erste betrifft Properties vom Typ Checkbox. In der Tabellen-Ansicht konnte man diese Spalten bisher nur auf die Standard-Minimalbreite verkleinern. Dadurch war rechts neben der Checkbox immer ziemlich viel Platz verschwendet.

Die kleinste Breite von Checkbox-Spalten in der Tabellenansicht von Notion-Datenbanken bisher.
Die kleinste Breite von Checkbox-Spalten in der Tabellenansicht von Notion-Datenbanken bisher hat ziemlich viel Platz verschenkt.

Mit den Änderungen aus der Hack-Week im Dezember wurde das endlich geändert. Jetzt ist es möglich, solche Spalten genau auf die Breite der Checkbox zu verkleinern:

Die neue kleinste Breite von Checkbox-Spalten in der Tabellenansicht von Notion-Datenbanken ist nur noch so breit wie die Checkbox
Die neue kleinste Breite von Checkbox-Spalten in der Tabellenansicht von Notion-Datenbanken ist nur noch so breit wie die Checkbox.

Das ist besonders dann sehr hilfreich, wenn du in einer Tabellenansicht viele Spalten anzeigen lassen möchtest, um Platz zu sparen. Außerdem sieht es natürlich schöner aus.

Eine weitere, sehr praktische Neuerung bei den Datenbanken betrifft verlinkte Datenbanken (Linked Database). Eine verlinkte Datenbank benötigst du zum Beispiel, wenn du eine vorhandene Datenbank auf einer anderen Notion-Seite anzeigen möchtest. Ein Beispiel könnte deine Aufgabendatenbank sein, die du in einem Dashboard für deine Wochenplanung einbinden willst.

Das ist die Originaldatenbank.

Immer wenn du auf einer Notion-Seite eine verlinkte Datenbank einfügst, wird standardmäßig eine neue Table-View erstellt. Früher waren in dieser Tabellenansicht alle Spalten sichtbar, immer in der Standardreihenfolge.

So sah eine neue verlinkte Datenbank in Notion früher aus: alle Spalten sichtbar in Standardreihenfolge.
So sah die Standardansicht einer neuen verlinkten Datenbank in Notion früher aus: es waren alle Spalten sichtbar.

Neu ist jetzt, dass immer eine Kopie der ersten Tabellenansicht aus der Originaltabelle erstellt wird. Wenn du jetzt die Aufgabendatenbank von oben auf einer Notion-Seite einfügst, wird die Tabelle genauso aussehen wie auf dem ersten Bild. Das kann dir viel Klickarbeit sparen. Du überlegst dir einmal, wie du die Spalten am häufigsten angeordnet haben willst. Und dann ordnest du sie in der ersten Tabellenansicht in der Originaltabelle entsprechend an.

In der Mobilversion der App

Außerdem gab es einige dringend notwendige Anpassungen in der Mobilversion der App. Die wurde bisher leider sträflich vernachlässigt und so waren einige Funktionen auf Handy und Tablet gar nicht zu bedienen.

Es war zum Beispiel bisher nicht möglich die Reihenfolge von Spalten in Tabellenansichten von Datenbanken zu ändern. Ich habe aber durchaus häufiger den Fall, dass ich während der Arbeit merke, dass eine andere Reihenfolge für mich gerade praktischer wäre. Auf dem Desktop-Rechner ist das kein Problem. Da klicke ich mit der Maus auf den Spaltentitel und ziehe ihn an die gewünschte Stelle. Das gleiche gilt für die Auflistung der Properties in einem Datensatz.

In der Hack Week im Dezember wurde hier endlich Abhilfe geschaffen. Jetzt ist es sowohl möglich die Spaltenreihenfolge in der Tabellenansicht zu ändern, als auch die Reihenfolge der Properties in Datensätzen. Um eine Spalte oder ein Property an eine andere Position zu ziehen, tippst du nun mit dem Finger auf den Spaltentitel bzw. den Namen des Properties und ziehst ihn an die gewünschte Position, ganz genauso wie du es mit der Maus am Desktop-Rechner machst.

Außerdem ist es jetzt auch auf Tablets möglich, in einer Notion-Seite Spalten zu erstellen. Auch das war früher nur mit dem Desktop-Rechner möglich. Auf einem Tablet wurden sie zwar angezeigt, erstellen ging aber nicht. Mit dem Smartphone geht das immer noch nicht, dort werden sie aber sowieso nicht angezeigt, weil das Display zu klein ist.

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