Notion-Glossar

Notion-Glossar: Die wichtigsten Begriffe kurz erklärt

Notion ist ein sehr komplexes, englischsprachiges Tool. Deshalb gibt es auch viele Begriffe, die am Anfang nicht leicht zu verstehen sind. Mit diesem Notion-Glossar, möchte ich dir die wichtigsten Begriffe kurz erklären, damit der Einstieg leichter wird.

Fehlt dir hier ein Begriff, den du in Zusammenhang mit Notion gehört oder gelesen und nicht verstanden hast? Dann schicke mir unbedingt eine Nachricht. Du hilfst mir damit, das Glossar immer weiter verbessern.

Block

Notion basiert auf Blöcken. Alles, was du in eine Seite einfügst, ist ein Block. Es gibt viele verschiedene Arten von Blöcken, wie z. B. Absätze, Überschriften, Aufzählungslisten, Bilder, Videos, Datenbanken.

Die Art eines Blocks kannst du in Notion mit Hilfe einer Auswahlliste festlegen. Diese Liste erscheint zum Beispiel, wenn du mit dem Plus-Symbol auf der linken Seite des Blocks einen neuen Block erstellst. Du kannst die Liste aber auch aufrufen, wenn du im Text ein / eintippst.

Die Liste zum Auswählen der Art des Blocks in Notion
Auf einer Notion-Seite wurde durch Eintippen eines “/” die Liste zur Auswahl der Art des Blocks aufgerufen.

Mehr dazu, wie du in deiner Notion-Seite verschiedene Arten von Blöcken erstellst, kannst du im Notion-Anfänger-Tutorial bei Schritt 6 nachlesen.

Datenbank

In einer Datenbank kannst du Notion-Seiten sammeln, die ähnliche Eigenschaften haben.

Welche Eigenschaften (Properties) die Seiten in einer Datenbank haben können, kannst du für jede Datenbank selbst festlegen. In jeder Seite kannst du jedem dieser Properties einen Wert zuweisen. Nach diesen Properties kannst du die Seiten sortieren und filtern.

Mehr zu Datenbanken findest du in meinen 5 Tipps, wie du eine Datenbank in Notion effektiv einsetzen kannst.

Datensatz

Jede Seite, die du in einer Datenbank speicherst, ist ein Datensatz dieser Datenbank.

Dashboard

Ein Dashboard ist eine Übersichtsseite, auf der du alles, was du brauchst, auf einen Blick sehen kannst. Du kannst in jeder Notion-Seite beliebige Datenbanken einbinden und auch die Filter oder Sortierung festlegen. Deshalb ist es in Notion sehr leicht, solche Dashboards zu erstellen. Mehr dazu findest du in meinem Artikel “Was sind Dashboards in Notion”.

Embed

Du kannst in Notion viele verschiedene Medien oder Inhalte bestimmter anderer Websites einbinden. Das machst du mit Embed-Blöcken. So kannst du zum Beispiel YouTube-Videos, PDF-Dateien oder Audios auf einer Notion-Seite anzeigen. Die Videos und Audios kannst du auch direkt auf der Seite abspielen.

Die meisten Embed-Blöcke zeigen Medien direkt von anderen Internet-Seiten an (z. B. von Videos von YouTube). Manche Embed-Blöcke bieten dir aber auch die Möglichkeit, Medien hochzuladen (z. B. Bilder, Audios oder Videos).

Ein in Notion eingebettetes Video wird abgespielt
Eine Notion-Seite mit einem eingebetteten YouTube-Video.

Filter

Einen Filter kannst du nutzen, um einzuschränken, welche Datensätze in einer Datenbank angezeigt werden. Du kannst in einem Filter für ein Property einen bestimmten Wert festlegen (oder auch mehrere). Dann zeigt die Datenbank nur noch die Datensätze an, die diesen Wert haben.

Du kannst auch auswählen, dass die Datensätze den angegebenen Wert eben gerade nicht haben sollen. Außerdem gibt es noch die Möglichkeit, auszuwählen, dass das Property nicht gesetzt (is empty) oder mit einem beliebigen Wert gesetzt (is not empty) ist.

Wenn du die Liste, die angezeigt wird, noch genauer einschränken willst, kannst du auch mehrere Filter für mehrere Properties angeben. Dann werden nur die Datensätze angezeigt, für die die alle Filter zutreffen.

Ein Filter einer Notion-Datenbank für das Property "Priorität"
Ein Filter für das Select-Property Priorität: Es sollen nur Datensätze angezeigt werden, die den Wert Prio 1 haben.

Page (Seite)

Eine Page (Seite) in Notion ist ein Container, der alle Arten von Blöcken enthalten kann. Du kannst Seiten auch verschachteln, indem du in eine Seite andere Seiten oder auch Datenbanken einfügst. Auch die Datensätze in Datenbanken sind Seiten. Datensätze – also Seiten, die in einer Datenbank gespeichert sind – unterscheiden sich von anderen Seiten nur dadurch, dass sie zusätzlich auch die Datenbank-Properties enthalten.

Property

Ein Property ist ein Feld in der Datenbank, mit dem du einem Datensatz eine bestimmte Eigenschaft zuweisen kannst. Es gibt verschiedene Arten von Properties, wie z. B. Text, Auswahlliste oder Datum. Jeder Datenbank kannst du beliebig viele Properties zuweisen.

Ein Notion-Datensatz mit drei verschiedenen Properties
Ein Datensatz mit drei verschiedenen Properties: eine Checkbox, ein Datum und eines vom Typ “Select” (Auswahlliste).

Relation

Du kannst Notion-Datenbanken miteinander verknüpfen. Dadurch kannst du Beziehungen zwischen zwei Datensätzen aus unterschiedlichen Datenbanken festlegen. Du brauchst dafür ein Property vom Typ Relation.

Über das Relation-Property sind die verknüpften Datensätze verlinkt. Das heißt, du kannst sie direkt aufrufen, indem du daraufklickst.

Damit du die Verknüpfung auch in der anderen Datenbank siehst, brauchst du auch dort ein solches Property. Dieses kannst du durch einen Regler in den Property-Einstellungen automatisch anlegen lassen. Wenn du dann in einer der beiden Datenbanken eine Verknüpfung anlegst, wird sie automatisch auch im entsprechenden Property des verknüpften Datensatzes angelegt.

Ein Notion-Datensatz, der über eine Relation mit einer anderen Datenbank verknüpft ist.
Das Projekt “Frühjahrsputz” ist über eine Relation mit zwei Datensätzen in der Aufgaben-Datenbank verknüpft.

Rollup

Ein Rollup ist ein Datenbank-Property, mit dem du andere Properties aus einer verknüpften Datenbank anzeigen kannst. So kannst du noch mehr Informationen zu verknüpften Datensätzen anzeigen als nur den Namen.

Wenn ein Datensatz mit einem Datensatz aus einer anderen Datenbank verknüpft ist, zeigt das Rollup-Property an, welchen Wert ein ausgewähltes Property in diesem verknüpften Datensatz hat. Wenn der Datensatz mit mehreren Datensätzen aus der anderen Datenbank verknüpft ist, können das natürlich auch mehrere Werte sein.

Ein Relation-Property mit einem zugehörigen Rollup in Notion
Zu dem Relation-Property “Projekt” gibt es ein Rollup-Property, das das Datum des Projekts anzeigt.

Share

Über das Share-Menü bzw. den Teilen-Button auf Mobilgeräten im oberen linken Eck kannst du eine Notion-Seite freigeben, sodass sie für andere Notion-Benutzer oder auch für alle Internet-Nutzer zugänglich ist.

Das Share-Menü einer Notion-Seite
Das Share-Menü einer Notion-Seite

Die Sidebar ist die Spalte auf der linken Seite, in der du Zugriff auf deine Favoriten und auf deine Seiten hast. Außerdem findest du hier die Menüpunkte für den Papierkorb, die Einstellungen und die Hilfe. Über den Button mit den 2 Pfeilen nach links bzw. rechts (oder mit den 3 horizontalen Strichen auf Mobilgeräten) kannst du die Sidebar aus- und wieder einblenden.

Shortcuts

Um noch effizienter mit Notion arbeiten zu können, vor allem beim Schreiben, gibt es viele Tastenkombinationen. Du kannst dadurch viele Befehle direkt über die Tastatur ausführen und musst nicht ständig zur Maus greifen. Notion hat die Shortcuts sehr übersichtlich auf einer Hilfeseite aufgelistet. Auf diese Seite kannst du über das Hilfe-Menü in der Sidebar ganz unten oder auf dem Desktop über den Fragezeichen-Button in der rechten unteren Ecke zugreifen.

Template

Templates in Notion dienen dazu, Blöcke zu kopieren. Es gibt verschiedene Arten von Templates, um Seiten einfach in andere Accounts zu kopieren, um Vorgaben für neue Datensätze in Datenbanken festzulegen oder häufig benötigte Blöcke einfach duplizieren zu können. Hier habe ich Templates genauer erklärt.

Toggle

Ein Toggle ist ein Block, den du auf- und zuklappen kannst. Das Toggle hat einen Titel mit einem kleinen Dreieck davor. Wenn das Toggle geöffnet ist, zeigt das Dreieck mit der Spitze nach unten. Unterhalb des Titels wird dann der Inhalt des Blocks angezeigt. Ist das Toggle geschlossen, zeigt die Spitze des Dreiecks nach rechts und der Inhalt des Blocks wird versteckt. Um das Toggle auf- bzw. zuzuklappen klickst du auf das Dreieck. Toggles eignen sich hervorragend für mehr Übersicht und Ordnung auf Notion-Seiten.

Beispiel für ein geöffnetes und geschlossenes Toggle in Notion
Toggle-Blöcke zum Auf- und Zuklappen

View

Datenbanken kannst du auf verschiedene Arten anzeigen lassen. Diese Datenbankansichten heißen Views und es gibt in Notion 6 verschiedene:

  • Table – Die Datenbank wird in einer Tabelle angezeigt.
  • Board – Dies ist ein Kanban-Board – ähnlich wie in Trello –, das die Datensätze anhand eines Select- oder Multi-Select-Properties in Spalten gruppiert. Wenn du einen Datensatz von einer Spalte in eine verschiebst, ändert sich automatisch der Wert des Properties.
  • Timeline – Hier wird die Datenbank als Zeitstrahl angezeigt, auf dem die Datensätze anhand eines Properties vom Typ „Datum“ angezeigt werden (funktioniert nur, wenn ein Property vom Typ „Date“ vorhanden ist).
  • Calendar – Die Datenbank wird in einem Kalender angezeigt (funktioniert nur, wenn ein Property vom Typ „Date“ vorhanden ist).
  • List – Die Datensätze werden als Liste angezeigt.
  • Gallery – Die Gallery listet die Datensätze in einer Galerie auf, in der die Datensätze visuell angezeigt werden.
Übersicht über Views in Notion-Datenbanken
Eine Übersicht über die verschiedenen Datenbankansichten (Views) in Notion: Tabelle, Board, Liste, Galerie, Kalender und Zeitleiste.

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