Notion ist ein sehr komplexes, englischsprachiges Tool. Deshalb gibt es auch viele Begriffe, die am Anfang nicht leicht zu verstehen sind. Mit diesem Notion-Glossar, möchte ich dir die wichtigsten Begriffe kurz erklären, damit der Einstieg leichter wird.
Fehlt dir hier ein Begriff, den du in Zusammenhang mit Notion gehört oder gelesen und nicht verstanden hast? Dann schicke mir unbedingt eine Nachricht. Du hilfst mir damit, das Glossar immer weiter verbessern.
Block
Notion basiert auf Blöcken. Alles, was du in eine Seite einfügst, ist ein Block. Es gibt viele verschiedene Arten von Blöcken, wie z. B. Absätze, Überschriften, Aufzählungslisten, Bilder, Videos, Datenbanken.
Die Art eines Blocks kannst du in Notion mit Hilfe einer Auswahlliste festlegen. Diese Liste erscheint zum Beispiel, wenn du mit dem Plus-Symbol auf der linken Seite des Blocks einen neuen Block erstellst. Du kannst die Liste aber auch aufrufen, wenn du im Text ein / eintippst.
Mehr dazu, wie du in deiner Notion-Seite verschiedene Arten von Blöcken erstellst, kannst du im Notion-Anfänger-Tutorial bei Schritt 6 nachlesen.
Datenbank
In einer Datenbank kannst du Notion-Seiten sammeln, die ähnliche Eigenschaften haben.
Welche Eigenschaften (Properties) die Seiten in einer Datenbank haben können, kannst du für jede Datenbank selbst festlegen. In jeder Seite kannst du jedem dieser Properties einen Wert zuweisen. Nach diesen Properties kannst du die Seiten sortieren und filtern.
Mehr zu Datenbanken findest du in meinen 5 Tipps, wie du eine Datenbank in Notion effektiv einsetzen kannst.
Datensatz
Jede Seite, die du in einer Datenbank speicherst, ist ein Datensatz dieser Datenbank.
Dashboard
Ein Dashboard ist eine Übersichtsseite, auf der du alles, was du brauchst, auf einen Blick sehen kannst. Du kannst in jeder Notion-Seite beliebige Datenbanken einbinden und auch die Filter oder Sortierung festlegen. Deshalb ist es in Notion sehr leicht, solche Dashboards zu erstellen. Mehr dazu findest du in meinem Artikel “Was sind Dashboards in Notion”.
Embed
Du kannst in Notion viele verschiedene Medien oder Inhalte bestimmter anderer Websites einbinden. Das machst du mit Embed-Blöcken. So kannst du zum Beispiel YouTube-Videos, PDF-Dateien oder Audios auf einer Notion-Seite anzeigen. Die Videos und Audios kannst du auch direkt auf der Seite abspielen.
Die meisten Embed-Blöcke zeigen Medien direkt von anderen Internet-Seiten an (z. B. von Videos von YouTube). Manche Embed-Blöcke bieten dir aber auch die Möglichkeit, Medien hochzuladen (z. B. Bilder, Audios oder Videos).
Filter
Einen Filter kannst du nutzen, um einzuschränken, welche Datensätze in einer Datenbank angezeigt werden. Du kannst in einem Filter für ein Property einen bestimmten Wert festlegen (oder auch mehrere). Dann zeigt die Datenbank nur noch die Datensätze an, die diesen Wert haben.
Du kannst auch auswählen, dass die Datensätze den angegebenen Wert eben gerade nicht haben sollen. Außerdem gibt es noch die Möglichkeit, auszuwählen, dass das Property nicht gesetzt (is empty) oder mit einem beliebigen Wert gesetzt (is not empty) ist.
Wenn du die Liste, die angezeigt wird, noch genauer einschränken willst, kannst du auch mehrere Filter für mehrere Properties angeben. Dann werden nur die Datensätze angezeigt, für die die alle Filter zutreffen.
Prio 1 haben.Page (Seite)
Eine Page (Seite) in Notion ist ein Container, der alle Arten von Blöcken enthalten kann. Du kannst Seiten auch verschachteln, indem du in eine Seite andere Seiten oder auch Datenbanken einfügst. Auch die Datensätze in Datenbanken sind Seiten. Datensätze – also Seiten, die in einer Datenbank gespeichert sind – unterscheiden sich von anderen Seiten nur dadurch, dass sie zusätzlich auch die Datenbank-Properties enthalten.
Property
Ein Property ist ein Feld in der Datenbank, mit dem du einem Datensatz eine bestimmte Eigenschaft zuweisen kannst. Es gibt verschiedene Arten von Properties, wie z. B. Text, Auswahlliste oder Datum. Jeder Datenbank kannst du beliebig viele Properties zuweisen.
Relation
Du kannst Notion-Datenbanken miteinander verknüpfen. Dadurch kannst du Beziehungen zwischen zwei Datensätzen aus unterschiedlichen Datenbanken festlegen. Du brauchst dafür ein Property vom Typ Relation.
Über das Relation-Property sind die verknüpften Datensätze verlinkt. Das heißt, du kannst sie direkt aufrufen, indem du daraufklickst.
Damit du die Verknüpfung auch in der anderen Datenbank siehst, brauchst du auch dort ein solches Property. Dieses kannst du durch einen Regler in den Property-Einstellungen automatisch anlegen lassen. Wenn du dann in einer der beiden Datenbanken eine Verknüpfung anlegst, wird sie automatisch auch im entsprechenden Property des verknüpften Datensatzes angelegt.
Rollup
Ein Rollup ist ein Datenbank-Property, mit dem du andere Properties aus einer verknüpften Datenbank anzeigen kannst. So kannst du noch mehr Informationen zu verknüpften Datensätzen anzeigen als nur den Namen.
Wenn ein Datensatz mit einem Datensatz aus einer anderen Datenbank verknüpft ist, zeigt das Rollup-Property an, welchen Wert ein ausgewähltes Property in diesem verknüpften Datensatz hat. Wenn der Datensatz mit mehreren Datensätzen aus der anderen Datenbank verknüpft ist, können das natürlich auch mehrere Werte sein.
Share
Über das Share-Menü bzw. den Teilen-Button auf Mobilgeräten im oberen linken Eck kannst du eine Notion-Seite freigeben, sodass sie für andere Notion-Benutzer oder auch für alle Internet-Nutzer zugänglich ist.
Sidebar
Die Sidebar ist die Spalte auf der linken Seite, in der du Zugriff auf deine Favoriten und auf deine Seiten hast. Außerdem findest du hier die Menüpunkte für den Papierkorb, die Einstellungen und die Hilfe. Über den Button mit den 2 Pfeilen nach links bzw. rechts (oder mit den 3 horizontalen Strichen auf Mobilgeräten) kannst du die Sidebar aus- und wieder einblenden.
Shortcuts
Um noch effizienter mit Notion arbeiten zu können, vor allem beim Schreiben, gibt es viele Tastenkombinationen. Du kannst dadurch viele Befehle direkt über die Tastatur ausführen und musst nicht ständig zur Maus greifen. Notion hat die Shortcuts sehr übersichtlich auf einer Hilfeseite aufgelistet. Auf diese Seite kannst du über das Hilfe-Menü in der Sidebar ganz unten oder auf dem Desktop über den Fragezeichen-Button in der rechten unteren Ecke zugreifen.
Template
Templates in Notion dienen dazu, Blöcke zu kopieren. Es gibt verschiedene Arten von Templates, um Seiten einfach in andere Accounts zu kopieren, um Vorgaben für neue Datensätze in Datenbanken festzulegen oder häufig benötigte Blöcke einfach duplizieren zu können. Hier habe ich Templates genauer erklärt.
Toggle
Ein Toggle ist ein Block, den du auf- und zuklappen kannst. Das Toggle hat einen Titel mit einem kleinen Dreieck davor. Wenn das Toggle geöffnet ist, zeigt das Dreieck mit der Spitze nach unten. Unterhalb des Titels wird dann der Inhalt des Blocks angezeigt. Ist das Toggle geschlossen, zeigt die Spitze des Dreiecks nach rechts und der Inhalt des Blocks wird versteckt. Um das Toggle auf- bzw. zuzuklappen klickst du auf das Dreieck. Toggles eignen sich hervorragend für mehr Übersicht und Ordnung auf Notion-Seiten.
View
Datenbanken kannst du auf verschiedene Arten anzeigen lassen. Diese Datenbankansichten heißen Views und es gibt in Notion 6 verschiedene:
- Table – Die Datenbank wird in einer Tabelle angezeigt.
- Board – Dies ist ein Kanban-Board – ähnlich wie in Trello –, das die Datensätze anhand eines Select- oder Multi-Select-Properties in Spalten gruppiert. Wenn du einen Datensatz von einer Spalte in eine verschiebst, ändert sich automatisch der Wert des Properties.
- Timeline – Hier wird die Datenbank als Zeitstrahl angezeigt, auf dem die Datensätze anhand eines Properties vom Typ „Datum“ angezeigt werden (funktioniert nur, wenn ein Property vom Typ „Date“ vorhanden ist).
- Calendar – Die Datenbank wird in einem Kalender angezeigt (funktioniert nur, wenn ein Property vom Typ „Date“ vorhanden ist).
- List – Die Datensätze werden als Liste angezeigt.
- Gallery – Die Gallery listet die Datensätze in einer Galerie auf, in der die Datensätze visuell angezeigt werden.
