Mit Notion Notizen organisieren: So behältst du den Überblick über deine Notizen

Immer wieder höre ich, dass Menschen sich damit schwer tun, ihre Notizen zu organisieren.

Mir ging es auch lange so. Ich hatte kein einheitliches System und habe mir an vielen verschiedenen Orten Notizen gemacht oder Dateien gespeichert. Ich hatte zum Beispiel ein Bullet Journal, einen Notizblock, diverse Post-Its. Außerdem habe ich verschiedene Apps genutzt und hatte meinen Desktop-Rechner, mein Smartphone und das Tablet nicht synchronisiert. Sehr oft, wenn ich eine bestimmte Datei oder eine Notiz gebraucht habe, ging erstmal das große Suchen los.

Inzwischen habe ich mir ein einheitliches System aufgebaut. Und seitdem hat das Rätseln, wo ich etwas speichern soll, und das Suchen ein Ende. Mit diesen Tipps kannst auch du Schluss machen mit dem Chaos in deinen Notizen und Daten.

Organisiere all deine Notizen an einem Platz

Dies ist der mit Abstand wichtigste Tipp! Wenn du dir alles an unterschiedlichen Orten notierst oder speicherst, ist es schwer, den Überblick zu wahren. Genau das tun aber viele. Wenn du deine Notizen mal auf dem Handy speicherst, mal auf dem Desktop-Rechner, dann wieder im Kalender, im Notizblock oder auf einem Post-It am Kühlschrank, dann ist das Verzetteln vorprogrammiert.

Achte also unbedingt darauf, ein System für deine Notizen zu haben, in dem du alles sammelst. Natürlich kannst du trotzdem zwischendurch einen Zettel nutzen, um dir schnell etwas aufzuschreiben. Aber dann solltest du dir unbedingt angewöhnen, diese Zettel so schnell wie möglich in dein System zu übernehmen.

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten für ein solches System. Ein beliebtes analoges System ist das Bullet Journal. Damit habe ich auch eine Weile gearbeitet. Auf Dauer war mir das aber zu umständlich. Ich wollte nicht immer das Notizbuch mit mir herumtragen.

Ich bin deshalb schon vor langer Zeit auf ein digitales System umgestiegen. Mein Handy habe ich ja sowieso immer dabei.

Verwende ein digitales System, das du von allen Geräten aus nutzen kannst

Und das ist auch schon der nächste Tipp. Wenn du digital arbeiten möchtest, dann wähle unbedingt ein System aus, das auf allen Geräten funktioniert. Es sollte also entweder eine Anwendung sein, die im Browser läuft, oder es sollten Apps für alle deine Geräte existieren. Idealerweise ist beides der Fall. Zum Glück ist das inzwischen bei den meisten Anwendungen, die die Daten in der Cloud speichern, sowieso Standard.

Ich habe einige Systeme ausprobiert, zum Beispiel die Open-Source-Software Joplin oder Evernote. Wirklich glücklich bin ich aber erst, seit ich Notion verwende. Deshalb empfehle ich dir ganz klar Notion. Die App ist sehr flexibel, und ich kann sie fast für meine komplette digitale Organisation und Planung nutzen. So habe ich jetzt wirklich beinahe alles an einem Platz. Und natürlich gibt es außer der Browser-Version auch Apps für Windows und Mac sowie für iPhone und Android.

Obwohl Notion für sehr komplexe Anwendungsfälle verwendet werden kann, ist es sehr leicht zu bedienen. Wenn du die App einmal ausprobieren willst, dann lies unbedingt auch mein Anfänger-Tutorial.

Organisiere deine Notizen getrennt nach den unterschiedlichen Arten

Es gibt verschiedene Arten von Notizen, z. B.

• Notizen, die du nur temporär brauchst (z. B. Dinge, die du erledigen musst)
• Notizen zu deinen Ideen oder Gedanken
• Mitschriften oder Protokolle
• Quellen zur Inspiration
• Zusammenfassungen, wenn du dich weiterbildest (z. B. Kurse, Bücher, Artikel, Videos)

Da diese verschiedenen Arten von Notizen auch unterschiedliche Aufgaben haben, ist es sinnvoll, sie auch unterschiedlich zu organisieren.

In Notion kann ich meine Daten entweder in Datenbanken oder hierarchisch in einzelnen Notizen organisieren. Um den Überblick zu behalten, sind die Datenbanken wesentlich besser geeignet. Denn die Datenbanken kannst du sehr leicht filtern und sortieren. Deshalb habe ich mir unterschiedliche Datenbanken angelegt, je nach Zweck der Informationen, die ich darin speichere.

Eine solche Datenbank ist meine Mediathek. Hier speichere ich alle Notizen und Daten zu den Medien, aus denen ich lerne (z. B. Bücher, Blogartikel, Kurse oder Videos).

Außerdem habe ich eine Datenbank, in der ich alles speichere, was ich später noch zu meiner Inspiration nutzen möchte. Das können Fotos und Grafiken sein, aber auch Textschnipsel oder Screenshots.

Und schließlich gibt es bei mir noch eine Datenbank Notizen, in der ich alle anderen Notizen speichere, die nicht in die spezielleren Datenbanken passen.

Nutze Stichworte, um deine Notizen besser zu organisieren

Eine weitere große Hilfe, um die vielen Informationen zu strukturieren, sind Stichworte. Dafür gibt es in den Datenbanken in Notion die Properties. Das sind Datenfelder, denen du beliebige Datentypen zuweisen kannst, also z. B. Text, Datum, Auswahlliste, etc. Alle Einträge in einer Datenbank haben dann dieselben Datenfelder. Du kannst für jede Datenbank beliebig viele solcher Properties vergeben.

Du kannst diese Felder dazu nutzen, um deine Datenbanken zu filtern und zu sortieren. Das macht es sehr einfach, deine Daten zu strukturieren und somit den Überblick zu behalten.

In meiner Datenbank für die Inspirationen habe ich zum Beispiel ein Feld „Tags“ (d. h. Stichworte). Dieses Feld ist eine Auswahlliste. Wenn ich in das Feld klicke, bekomme ich also eine Liste mit vorgegebenen Werten angezeigt, aus der ich einen auswählen kann. In dieser Datenbank speichere ich alle möglichen Inspirationen. Das können z. B. Rezepte oder Screenshots von Landingpages sein, aber auch alles mögliche andere.

Wenn ich in der Datenbank einen neuen Eintrag einfüge, weise ich ihm gleich ein neues Stichwort zu. Diesen wähle ich entweder aus der Liste aus oder erstelle ihn neu (also z. B. „Rezept“ oder „Landingpage“). Um nur Einträge anzuzeigen, die ein bestimmtes Stichwort haben, nutze ich Filter. So sehe ich beispielsweise nur alle Landingpages, nicht aber die Rezepte.

Verknüpfe thematisch zusammengehörende Notizen

Durch die Properties gibt es in Notion auch die Möglichkeit, zwei Notizen miteinander zu verknüpfen. In der Datenbank im Bild oben ist das Feld „Thema“ (mit dem schräg nach oben zeigenden Pfeil) ein solches.

Wenn du auf ein solches Feld klickst, bekommst du eine Liste mit Einträgen aus der anderen Datenbank angezeigt. Du wählst den passenden aus und verknüpfst ihn dadurch mit dem aktuellen Eintrag. So kannst du direkt von einem Eintrag zum anderen springen.

Ich mache mir häufig Notizen, die sich auf andere Notizen beziehen oder von ihnen abhängen. Das ist beispielsweise der Fall, wenn ich einen Kurs bearbeite. Je nach Umfang des Kurses mache ich mir nicht nur eine sondern mehrere Notizen. Diese einzelnen Notizen verknüpfe ich miteinander. Dadurch finde ich von einer Notiz zum Kurs auch schnell alle anderen.

Die eigenen Ideen, die ich mir aus einem Kurs erarbeite, speichere ich nicht in der Mediathek. Denn ich möchte mit diesen Ideen auch später noch weiterarbeiten, unabhängig vom Kurs. Deshalb notiere ich sie in meiner Datenbank „Notizen“. Ich möchte aber trotzdem schnell von einer solchen Notiz auf meine Aufzeichnungen zum Kurs und umgekehrt zugreifen können. Dafür habe ich auch diese beiden Datenbanken miteinander verknüpft.

Durch das Verknüpfen von Notizen, die thematisch zusammen gehören, machst du es dir also leichter, deine Notizen wiederzufinden.

Erstelle Zusammenfassungen zu deinen Hauptthemen

Ich schreibe mir auch sehr gerne Zusammenfassungen zu den Themen, zu denen ich mich weiterbilde. Immer, wenn ich etwas neues zu einem Thema gelernt habe, mache ich mir Notizen dazu. So vermeide ich, die gleichen Dinge immer und immer wieder neu nachlesen zu müssen.

Ich habe dafür eine eigene Datenbank „Themen“ erstellt. Dort mache ich für jedes Thema, mit dem ich mich näher beschäftige, einen Eintrag, in dem ich mir diese Zusammenfassungen notiere. So ergibt sich mit der Zeit eine Art Nachschlagewerk.

Diese Datenbank verknüpfe ich auch mit den Datenbanken „Notizen“, „Mediathek“ und „Inspiration“. So kann ich einerseits den Einträgen in diesen Datenbanken ein Thema zuweisen. Andererseits kann ich auch von einem Thema aus auf alle zugehörigen Notizen in allen drei Datenbanken springen.