Die Kalenderansicht der Aufgabendialog, das Projekt-Property ist eingeblendet

So nutzt du die Kalender-View in Notion für deine Datenbanken

Eine Kalender-View in Notion eignet sich hervorragend für solche Datenbanken, in denen du mindestens ein Datum speicherst. Mit einer Kalender-View kannst du dir die Datensätze übersichtlich in einer Monatsansicht anzeigen lassen.

Mit einer Monatsansicht kannst du deine Aufgaben und Termine in einer Datenbank, die deine Aufgaben enthält, sehr übersichtlich anzeigen. Aber auch für andere Zwecke ist die Kalenderansicht sehr hilfreich. So kannst du dir z. B. einen übersichtlichen Content-Plan für deinen Blog oder deine Social-Media-Kanäle erstellen oder auch ein Journal führen.

Erstelle eine Kalender-View

Um die Kalender-View nutzen zu können, brauchst du eine Datenbank mit mindestens einem Property vom Typ Datum.

Wenn du noch keine Datenbank erstellt hast, kannst du einen neuen Block Calendar - Inline oder Calendar - Full page zu deiner Seite hinzufügen. Dadurch wird eine neue Datenbank erstellt, die schon ein Property vom Typ Datum enthält.

Dialog in Notion, um einen neuen Block als Datenbank mit Kalender-View zu erstellen
Wenn du eine neue Datenbank erstellst, kannst du direkt einen Kalender auswählen, entweder als eigene Seite (Full page) oder in die aktuelle Seite eingebunden (inline).

Wenn du zu einer bestehenden Datenbank in Notion eine Kalender-View hinzufügen möchtest, muss diese ein Property vom Typ Datum enthalten. Falls noch nicht vorhanden, musst du eines hinzufügen.

Klicke rechts neben dem Namen der Datenbank auf die Klappbox für die Views. Am unteren Ende der Liste klickst du nun auf den Menüpunkt + Add a view. Wenn die Datenbank nur eine einzige View enthält, gibt es die Klappbox noch nicht. An ihrer Stelle ist stattdessen ein Button + Add a view (in der Desktop-Version von Notion wird er erst sichtbar, wenn du mit der Maus darüber fährst). Klicke auf diesen Button.

Dialog in Notion, um einer Datenbank eine Kalender-View hinzuzufügen.
Du kannst auch einer vorhandenen Datenbank eine Kalender-View hinzufügen.

Nun erscheint ein Dialog zur Auswahl der Ansicht, die du erstellen möchtest. Hier wählst du Calendar aus. Du kannst der View noch einen aussagekräftigen Namen geben, indem du ihn in das Feld View name ganz oben eingibst. Klicke zum Schluss unten auf den Button Create.

So wird der Name der neuen Kalenderansicht in der Liste der Views einer Datenbank angezeigt
So wird die neue Kalenderansicht in der Liste der Views einer Datenbank angezeigt.

Nutze Filter in der Kalender-View in Notion

Wenn du sehr viele Datensätze in deiner Datenbank hast, wird dein Kalender sehr schnell unübersichtlich. Dann können Filter sehr hilfreich sein.

Du kannst zum Beispiel den Kalender einer Datenbank mit Aufgaben so filtern, dass er nur die Aufgaben eines bestimmten Projekts anzeigt. Das kann bei der Planung deines Projekts sehr hilfreich sein.

Der Filterdialog mit einem Filter: Die Datenbank wird gefiltert nach der Relation-Property "Projekt", das die Seite "Online-Kurs" enthalten muss.
Ein Filter, der den Kalender nach dem Property „Projekt/Prozess“ mit dem Wert „Online-Kurs“ filtert.

Wenn du deine Projekte in einer Datenbank speicherst und diese mit der Datenbank für deine Aufgaben verknüpfst, kannst du für jedes Projekt einen gefilterten Kalender einbinden. Das geht sehr leicht mit einem Datenbank-Template in der Projektdatenbank.

Dazu bindest du im Template für ein neues Projekt im Seitenbereich eine Kalender-View der Datenbank mit den Aufgaben ein. Diese Ansicht filterst du nach dem Relation-Property, das die Aufgabendatenbank mit der Projektdatenbank verknüpft. Als Wert für das Property wählst du das Template aus, das du gerade erstellst.

Ein Template für ein neues Projekt, in dessen Seitenbereich ein Kalender der Aufgabendatenbank gefiltert nach dem neuen Projekt eingefügt ist
Ein Beispiel für ein Datenbank-Template in einer Projektdatenbank, das einen Kalender der Datenbank mit den Aufgaben gefiltert nach dem Projekt enthält.

Wenn du nun einen Datensatz für ein neues Projekt erstellst, weist du diesem das Template zu. So wird automatisch die Datenbank mit dem richtigen Filter eingebunden.

Schaffe noch mehr Übersicht durch die Anzeige von Properties

Als Standard zeigt die Kalender-View für jeden Datensatz nur den Namen an. Du kannst aber noch mehr Übersicht schaffen, indem du weitere Properties anzeigen lässt.

Klicke dazu auf den Button mit den drei Punkten neben dem New-Button in der rechten oberen Ecke der Datenbank. Damit öffnest du das Kontextmenü der Datenbank.

Das Kontextmenü der Datenbank, der Mauszeiger steht über dem Menüpunkt "Properties"
Den Propertiesdialog rufst du über den Menüpunkt „Properties“ im Kontextmenü der Datenbank auf.

Wähle hier den Menüpunkt Properties aus. Jetzt öffnet sich der Properties-Dialog. Hier kannst du mit den Toggle-Buttons rechts neben dem Namen ein Property ein- oder ausblenden.

Die Kalenderansicht der Aufgabendialog, das Projekt-Property ist eingeblendet
Über den Properties-Dialog einer Datenbank-View kannst du Properties ein- und ausblenden.

Das Beispiel zeigt die Datenbank mit den Aufgaben. Zusätzlich zum Namen ist das Property Projekt/Prozess ausgewählt. Der Kalender zeigt also alle Aufgaben am jeweiligen Tag an. Unterhalb des Namens einer Aufgabe ist das Projekt eingeblendet, zu dem die Aufgabe gehört. Bei allen Aufgaben, die nicht mit einem Projekt verknüpft sind, bleibt die Zeile leer. So ist es auch leichter, eine Aufgabe zu benennen. Denn es muss nicht so viel Information in den Namen der Aufgabe, wenn auf einen Blick erkennbar ist, zu welchem Projekt sie gehört.

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