Auf meinem Schreibtisch stehen der Laptop und nebendran der Monitor. Auf dem einen Bildschirm läuft ein Video aus der Boom Boom Blog Challenge von Sympatexter, auf dem anderen Notion mit einer geöffneten Notiz.

Warum ich Notion liebe – meine 6 wichtigsten Gründe

„Warum ich … liebe“ – das war die Frage bei der Boom Boom Blog Challenge von Judith Peters alias Sympatexter. Die erste Aufgabe war natürlich, das Thema zu finden, über das wir schreiben wollen.

Für mich war es sehr leicht, die Lücke in dieser Frage zu füllen – warum Notion. Denn Notion ist mein allerliebstes Notiz- und Organisationstool. Und heute erzähle ich dir, warum.

Mit Notion habe ich mein Notizbuch immer dabei

Notion ist eine Webanwendung. Das heißt, sie läuft im Browser und damit auch auf jedem Smartphone mit Internetzugriff. Und für Android und IPhone gibt es auch separate Apps.

Seitdem ich Notion nutze, habe ich also meine Wissensdatenbank, meine Aufgabenplanung, mein Kochbuch, … immer in meiner Jacken- oder Handtasche mit dabei.

Inzwischen habe ich sehr viele Dinge, für die ich früher liebend gerne echte Notizbücher aus Papier genutzt habe, auf digital umgestellt und nutze nun Notion dafür. Zwar liebe ich schöne Notizbücher und Füller immer noch sehr und schreibe auch noch häufig mit der Hand, dann aber meist nur Dinge, die ich nicht längerfristig brauche – Brainstorming zum Beispiel. Alles, was ich dann doch gerne aufbewahren möchte, übertrage ich aber danach in Notion, zur Not als Foto.

Carolin Gärtner sitzt im Freien und schreibt auf ihrem Smartphone.
Für die schnelle Notiz zwischendurch liebe ich die Notion-App auf dem Smartphone.

Ich habe viele verschiedene Möglichkeiten, meine Daten anzuzeigen

In Notion kann ich meine Notizen auf zwei verschiedene Weisen speichern: entweder als einzelne Seite oder als Datensatz in einer Datenbank. Eine Seite ist im Prinzip eine normale Notiz, wie in jeder anderen Notiz-App auch. Besonders spannend wird es aber, wenn man Datenbanken für ähnliche Notizen verwendet. Und das tue ich sehr oft.

Wenn ich eine bestimmte Art von Notiz immer wieder brauche, erstelle ich mir eine Datenbank, in der ich mir die Notizen als Datensatz anlege. Ein Datensatz in einer Datenbank ist im Prinzip nichts anderes als eine Notion-Seite. Der Unterschied ist lediglich, dass eine Notion-Seite, die in einer Datenbank gespeichert ist, auch Datenbankfelder hat, die für alle Seiten in dieser Datenbank gleich sind.

Man kann sich Notion-Datenbanken im Prinzip vorstellen wie Tabellen. Die Datensätze sind wie die Zeilen, die Datenbankfelder wie die Spalten in der Tabelle. So kann ich die Notizen dann sehr gut kategorisieren, filtern und sortieren. Und das hilft bei der Übersicht ungemein.

Außerdem gibt es für Datenbanken auch verschiedene Ansichten, zum Beispiel die Tabelle, den Kalender, die Galerie oder auch das Kanban-Board (ähnlich wie in Trello). Welche Ansichten ich für welche Datenbank verwenden möchte, kann ich frei auswählen.

Mein Lernen-Dashboard in Notion, das mir als Übersicht anzeigt, mit welchen Medien ich mich gerade weiterbilde.
Mein Lernen-Dashboard in Notion, das mir als Übersicht anzeigt, mit welchen Medien ich mich gerade weiterbilde.

Und was besonders toll ist, sind die Dashboards, die ich in Notion sehr leicht erstellen kann. Denn ich kann jede Datenbank auch in anderen Notion-Seiten anzeigen, auch mehrere in einer Seite. So kann ich mir sehr hilfreiche Übersichten erstellen, die mir die Arbeit extrem erleichtern.

Und das, zusammen mit dem nächsten Punkt, macht Notion so unglaublich flexibel.

Notion ist sehr anpassungsfähig

Ich kann alles miteinander verknüpfen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es Aufgaben/Termine, Notizen, meine Wissensdatenbank, mein Journal oder was auch immer sind. Das funktioniert so ähnlich wie bei Links auf Webseiten. So kann ich von meinen Notizen direkt zu anderen Notion-Seiten springen, ohne erst danach suchen zu müssen.

Außerdem wächst die Anwendung mit mir. Wenn ich neue Anforderungen habe, passe ich meine Notion-Datenbanken einfach entsprechend an. Ich muss mir nicht erst lange Gedanken machen, was ich alles für eine Datenbank brauche, sondern ich fange einfach an. Wenn ich nach einer Weile merke, dass mir noch ein Datenbankfeld fehlt, dann füge ich es einfach ein.

Genauso mache ich es auch mit den Verknüpfungen. Ich fange erstmal mit einer Datenbank an. Wenn ich merke, dass ich immer wieder Verknüpfungen zu einer Datenbank brauche, dann lege ich einfach eine über ein entsprechendes Datenbankfeld an.

So passe ich die Anwendung nach und nach an meine Arbeitsweise an, anstatt meine Arbeitsweise an die Anwendung anpassen zu müssen. Und das ist für mich ein riesiger Vorteil gegenüber vielen spezialisierten Anwendungen.

Man kann dank vieler fertiger Templates leicht starten

Das klingt zwar alles ziemlich kompliziert. Trotzdem ist der Start mit Notion sehr einfach, weil es sehr viele Templates gibt, die man sich in den eigenen Notion-Workspace laden kann. So kann man mit fertigen Datenbanken starten, die andere erstellt haben. Man kann also gleich loslegen, ohne sich mit der Technik beschäftigen zu müssen.

Das ist die Übersicht der Template-Bibliothek von Notion. Man kann aber auch Templates von anderen Benutzern nutzen, die von diesen konstenlos oder kostenpflichtig angeboten werden.
Das ist die Übersicht der Template-Bibliothek von Notion. Man kann aber auch Templates von anderen Benutzern nutzen, die von diesen konstenlos oder kostenpflichtig angeboten werden.

Inzwischen fällt es mir zwar sehr leicht, meine Datenbanken komplett selbst zu erstellen. Aber das war natürlich nicht immer so. Am Anfang war ich sehr froh über die große Auswahl an Templates. Ich habe mit ein paar Templates angefangen und die Datenbanken nach und nach an meine Bedürfnisse angepasst.

So habe ich mit der Zeit ganz von alleine gelernt, wie Notion funktioniert, und was es alles kann. Einfacher geht es nicht!

Es gibt so viele verschiedene Anwendungsmöglichkeiten

Mit Notion kann man so viele verschiedene Dinge tun. Deshalb zeige ich dir jetzt einmal ein paar Beispiele, wofür ich Notion sehr gerne verwende:

  • Wissensmanagement
  • Aufgaben- und Projektplanung
  • Redaktionsplanung
  • Kochbuch

Wissensmanagement

Das war das erste, wofür ich Notion benutzt habe, als ich die App kennengelernt habe. Ich hatte immer ein Chaos mit sämtlichen Mitschrieben, Zusammenfassungen oder Notizen mit Ideen. Die waren verteilt an allen möglichen Orten – als Dateien auf der Festplatte, als Notiz in Evernote, oder ganz klassisch auf irgendeinem Zettel oder in irgendeinem Notizbuch. Wenn ich eine bestimmte Notiz gebraucht habe, musste ich immer erst suchen, wo genau ich mir das notiert hatte – und habe es oft genug nicht mehr gefunden.

Auf meinem Schreibtisch stehen der Laptop und nebendran der Monitor. Auf dem einen Bildschirm läuft ein Video aus der Boom Boom Blog Challenge von Sympatexter, auf dem anderen Notion mit einer geöffneten Notiz.
Wenn ich mich weiterbilde, habe ich meistens auch meinen Notion-Workspace offen und schreibe dort mit.

Notion war für mich ein absoluter Gamechanger! Seitdem ich mir in Notion eine Wissensdatenbank erstellt habe, in der ich alle meine Notizen zu Büchern, Blogartikeln, Videos oder Podcasts speichern kann, finde ich endlich alle meine Notizen wieder, wenn ich sie später nochmal brauche.

Jetzt kann ich die Notizen zu den Inhalten, die ich konsumiere, sehr gut kategorisieren und auch nach den Kategorien filtern. Das können zum Beispiel die Themen sein, um die es geht, oder auch die Autoren der Bücher oder Blogartikel, zu denen ich die Notizen gemacht habe. Besonders hilfreich ist auch die Kategorisierung nach dem Bearbeitungsstatus. So kann ich mir sehr einfach nur die Notizen anzeigen lassen, an denen ich gerade arbeite, und muss nicht immer erst danach suchen.

Ich habe außerdem noch eine weitere Datenbank, in der ich alle meine Ideen und sonstigen Notizen speichere, und eine, in der ich Zusammenfassungen für einzelne Themen speichern kann.

Planung von Aufgaben und Projekten

Ein weiteres Anwendungsgebiet für mich ist die Aufgabenplanung. Auch dafür eignet sich Notion hervorragend. Ich nutze im Wesentlichen zwei Datenbanken, eine für die Aufgaben und Termine und eine für die Projekte.

Diese beiden Datenbanken hängen sehr eng zusammen. Wenn ich ein Projekt plane und in einzelne Aufgaben aufteile, kann ich diese direkt in der Aufgabendatenbank speichern. So habe ich dort alle Aufgaben auf einen Blick, kann die Aufgaben aller Projekte übersichtlich im Kalender anschauen oder zum Beispiel nach Status gruppiert in einem Kanban-Board.

Redaktionsplanung für alle meine Inhalte auf dem Blog und Social Media

Ich habe eine Datenbank erstellt, in der ich meinen Content vorausplane, egal ob für Social Media oder den Blog. Dazu erstelle ich für jeden einzelnen Beitrag eine eigene Seite, die in dieser Datenbank gespeichert ist.

Dabei helfen mir wieder die verschiedenen Ansichten für die Datenbank. Mit der tabellarischen Ansicht kann ich zum Beispiel die erste grobe Planung machen, indem ich die Themen festlege. Der Kalender gibt mir eine Übersicht, wann welcher Beitrag geplant ist. Die Galerie ist besonders für Instagram extrem praktisch, weil ich damit eine Übersicht über die Fotos und Grafiken habe. So kann ich mir einen Eindruck machen, wie es später im Feed aussieht.

Das ist das Archiv meines Redaktionsplans, gefiltert nach den letzten Instagram-Posts, angezeigt als Galerie.
Das ist das Archiv meines Redaktionsplans, gefiltert nach den letzten Instagram-Posts, angezeigt als Galerie.

Und wenn die Beiträge erstellt und veröffentlicht sind, kann ich noch die URL in die entsprechenden Datensätze ergänzen und habe ein tolles Archiv mit allen meinen Inhalten.

Rezepte, Essens- und Einkaufsplanung

Mein Kochbuch habe ich inzwischen komplett nach Notion verlagert. Auch hier liebe ich die Filtermöglichkeiten und die Galerie.

Die Zutaten für jedes Rezept speichere ich in einer zweiten Datenbank und kann so über Formeln sogar die Menge umrechnen lassen, wenn ich eine andere Anzahl an Portionen brauche, als im Rezept angegeben.

Ich plane damit auch für jeweils eine Woche vor, was wir kochen, und erstelle anhand der Rezepte die Einkaufsliste – natürlich auch in Notion. Und die Handy-App hilft dann beim Einkaufen, weil sich alles ganz leicht abhaken lässt.

Ich habe alles an einem Platz

Dadurch, dass Notion so unglaublich flexibel ist, ersetzt es mir viele andere Anwendungen. So habe ich viel mehr Übersicht als vorher. Ich muss mir nicht mehr zuerst überlegen, in welcher App ich suchen muss. Ich starte einfach Notion und navigiere zu meinen Notizen oder Datenbanken. Und wenn ich nicht mehr weiß, wo genau ich etwas gespeichert habe, finde ich es in der Regel mit der hervorragenden Suchfunktion von Notion.

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