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Warum mir die Flexibilität von Notion so wichtig ist

Notion ist mein liebstes Notiz- und Organisationstool, mit dem ich inzwischen fast mein ganzes Leben organisiere. Was genau das für ein Tool ist, habe ich in dem Artikel Was ist Notion beschrieben. Ich liebe an diesem Tool besonders, dass Notion so flexibel ist. Und in diesem Artikel möchte ich dir erklären, warum mir das so wichtig ist.

Mein Motto: Was nicht passt, wird passend gemacht

Das betrifft viele Bereiche in meinem Leben. Besonders betrifft es aber die Wahl meiner Tools. Anpassungsfähigkeit ist mir sehr wichtig! Allerdings möchte nicht ich mich anpassen müssen, sondern ich wünsche mir, dass die Tools oder Systeme mit denen ich arbeite, sich an meine Arbeitsweise anpassen.

Denn anders als andere Tools, mit denen ich bisher gearbeitet habe, legt mich Notion nicht auf eine bestimmte Arbeitsweise fest. In Notion kann ich meinen eigenen Workflow abbilden, indem ich meine Seiten und Datenbanken beliebig erstellen kann.

Weil das die meisten jedoch komplett überfordern würde, gibt es sehr viele Vorlagen – sowohl von Notion selbst, als auch von vielen anderen Notion-Nutzern. Damit ist es möglich, die Datenbanken und Seiten von anderen 1:1 in den eigenen Workspace zu kopieren. Um mit Notion zu beginnen, ist das der einfachste Weg. Aber diese Templates sind keine Vorgaben des Systems, sondern jeder kann sich alles so anpassen, dass es zum eigenen Workflow passt.

Ich möchte mir die Arbeit erleichtern, nicht verkomplizieren

Wenn ich ein Tool verwende, dann möchte ich mir die Arbeit damit erleichtern. Ich möchte sie mir nicht dadurch komplizierter machen, dass ich mich und meine Arbeitsweise verbiegen muss, um das Tool nutzen zu können.

Ein Beispiel für ein Tool, das für mich aus diesem Grund nicht dauerhaft funktioniert hat, ist Evernote. Ich habe sehr lange damit gearbeitet, weil ich keine gute Alternative gefunden habe, um Notizen plattformübergreifend und in der Cloud abzulegen. Aber wirklich wohl gefühlt habe ich mich damit nie, weil ich weder den Editor mochte, noch mit der Art zurecht gekommen bin, wie ich Notizen speichern kann.

Ich liebe Struktur. Und Struktur ist in dieser App meiner Meinung nach ein Fremdwort, weil Evernote hauptsächlich auf die (zweifellos hervorragende) Suche und Tags baut. Und beides muss man mögen – tue ich aber nicht. Damit verwalte ich eher das Chaos, anstatt Struktur zu schaffen, und das liegt mir einfach nicht.

So habe ich mich auf der Suche nach einer bestimmten Notiz immer wieder durch meine lange Liste von Notizen geklickt, bevor ich auf die Idee gekommen bin, die Suche zu nutzen. In Notion benötige ich die Suche nur recht selten, weil ich alles strukturiert abgelegt habe und somit leicht wiederfinde.

Zweifellos ist Evernote ein großartiges Tool. Aber es passt einfach nicht zu meinem Workflow. Mir ist es sehr wichtig, dass meine Tools entweder exakt meinen Workflow abbilden oder sehr flexibel und damit sehr anpassungsfähig sind.

In Notion kann ich meinen Workflow sehr leicht anpassen

Inspiration durch andere und ihre Arbeitsweise bringt mich enorm voran. Ich schaue mir z. B. sehr gerne Tutorials von anderen an, die ihre Arbeitsweise oder ein Tool erklären. Da Notion so unglaublich flexibel ist und deshalb so viele Dinge damit möglich sind, gibt es dazu sehr viele Tutorials. Mich haben besonders Marie Poulin und August Bradley inspiriert, die beide viele Videos auf YouTube eingestellt haben. Außerdem gibt es in den Weiten des Internets viele Notion-Nutzer, die ihre Notion-Dashboards zeigen, um sich gegenseitig zu inspirieren.

Wenn mich in den Tutorials oder Beispielen anderer etwas anspricht, probiere ich das gerne selbst aus. Ich passe meinen Workflow an, teste es eine Weile und wenn es sich bewährt, dann bleibe ich dabei. Ansonsten wechsle ich auch schnell wieder zurück zu meinem alten Workflow. Oft sind das nur Kleinigkeiten, die mir die Arbeit aber manchmal enorm erleichtern.

Mit Notion ist das überhaupt kein Problem. Ich kann meine Datenbanken und Seiten in Notion jederzeit beliebig verändern. Meist ist das nur eine Arbeit von ein paar Minuten, um z. B. ein neues Feld in eine Datenbank einzufügen. Genauso schnell ist ein solches Feld auch schnell wieder gelöscht, wenn es für mich doch nicht funktioniert. Die Hürde, die Dinge auszuprobieren, die ich bei anderen gesehen habe, ist also extrem niedrig.

Ein Beispiel für eine solche Anpassung, zu der mich in diesem Fall Marie Poulin inspiriert hat, ist das „Typ“-Feld in meiner To-Do-Datenbank, mit dem ich die To-Dos nach der Art der Aufgabe filtern und sortieren kann. Marie nutzt in ihrer Actions-Datenbank ein Feld „Effort“, um anzugeben, wie viel Denkleistung sie für dieses Aufgabe aufwenden muss: hoch, normal oder wenig.

Die Actions-Datenbank von Marie Poulin gruppiert nach dem Feld "Effort"
Die Actions-Datenbank von Marie Poulin gruppiert nach dem Feld „Effort“ (Screenshot aus ihrem YouTube-Video „Project and task planning with Notion“)

Als ich ihr Tutorial gesehen habe, dachte ich, ich brauche so etwas auch für meine Aufgaben. Ich wollte die Aufgaben herausfiltern können, die wenig Konzentration erfordern und zum Beispiel gut beim Fernsehen erledigt werden können. Ich habe das Feld also hinzugefügt und eine Weile damit gearbeitet. Dann habe ich aber festgestellt, dass ich die anderen Auswahlmöglichkeiten von Marie nie gebraucht habe, stattdessen aber die Möglichkeit vermisst habe, nach der Art der Aufgabe filtern zu können. Das Feld habe ich also umbenannt in „Typ“ und die Auswahlmöglichkeiten geändert. Das hat mich beide Male keine 5 Minuten gekostet, macht mir die Arbeit mit meiner To-Do-Liste jetzt aber deutlich leichter, weil sie mir mehr entspricht.

Screenshot aus Notion: Aktionen-Datenbank als Kanban-Board nach Typ gefiltert
Was ich aus Maries Energy-Feld gemacht habe: Meine Aktionen-Datenbank als Kanban-Board nach dem Feld „Typ“ gruppiert

Fazit: Notion ist für mich das perfekte Tool

Mein Notion-Workspace ist ein „Work in Progress“ und wird es wahrscheinlich auch immer bleiben. Und das ist auch gut so, denn ich entwickle mich ständig weiter, und mit mir meine Arbeitsabläufe. Außerdem macht mir das Experimentieren großen Spaß.

Ich kann also wirklich sagen, ich habe mit Notion das für mich passende Tool gefunden.

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