Verzettelt? So gewinnst du die Übersicht zurück

Verzettelt? So gewinnst du die Übersicht zurück

Hast du dich schon häufig verzettelt? Ich neige als typische Scanner-Persönlichkeit leider dazu. Ich mache mir Pläne, was ich erreichen will, und schreibe fleißig To-do-Listen. Und trotzdem passiert es mir immer wieder, dass ich mich komplett verzettele, alles durcheinander bringe und dann gar nicht mehr weiß, womit ich jetzt eigentlich anfangen soll.

Früher habe ich dann angefangen, zu prokrastinieren. Ich habe meine Aufgaben immer weiter aufgeschoben und das Chaos wurde immer größer. Heute weiß ich, wie ich die Übersicht über meine Aufgaben zurückgewinne.

Und genau darum soll es in diesem Artikel gehen. Denn so wie mir geht es auch vielen anderen Menschen. Also warum verzetteln wir uns überhaupt und was kannst du dagegen tun?

Was ist Verzetteln überhaupt?

Verzetteln bedeutet, sich nicht auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren. Du verlierst den Überblick über deine Aufgaben und beschäftigst dich zu sehr mit nebensächlichem. Du weißt nicht mehr, was du als nächstes tun sollst und versinkst im Chaos. Die Aufgaben wachsen dir über den Kopf.

Es gibt viele Ursachen, warum Menschen sich verzetteln:

1. Keine Ziele und Zwischenziele

Um dich entscheiden zu können, was du als nächstes erledigen sollst, musst du wissen, was eigentlich deine Ziele und Zwischenziele sind. Denn auch ein Navigationsgerät kann dir nur sagen, wohin du gehen sollst, wenn du ihm vorher mitgeteilt hast, wo du ankommen willst.

Doch viele machen sich ihre Ziele gar nicht so genau klar. Sie fangen einfach mit der Arbeit an, ohne sich zu überlegen, wohin genau sie führen soll. Das führt aber häufig dazu, dass sie irgendwann an einem Punkt angelangen, an dem sie nicht mehr wissen, was die nächsten Schritte sind.

2. Zu viele Aufgaben für die zur Verfügung stehende Zeit

Eine sehr häufige Ursache in der heutigen Zeit, sind zu viele Aufgaben. Wir neigen dazu, uns viel zu viel vorzunehmen, ohne zu überlegen, ob das in der vorhandenen Zeit überhaupt machbar ist.

3. Keine Prioritäten

Wenn du eine lange To-do-Liste hast, dir aber keine Prioritäten setzt, dann ist das Chaos vorprogrammiert. Denn wenn alle Aufgaben gleich wichtig sind, wird es dir besonders schwer fallen, dich für eine Aufgabe zu entscheiden.

4. Zu viel Ablenkung

Auch Ablenkung ist ein großes Problem, das häufig zum Verzetteln führt. Du erhältst einen Anruf, dein Handy meldet eine neue Nachricht oder du versackst auf Instagram, weil du nur mal kurz deinen Feed checken wolltest – jedes Mal wirst du aus deiner Konzentration gerissen.

Immer, wenn du dich wieder erneut fokussieren musst, geht wertvolle Zeit verloren. Durch das unkonzentrierte Arbeiten passieren leichter Fehler und die Gefahr steigt, dass du die Dinge durcheinander bringst.

5. Unordnung und fehlende Struktur

Wenn du Unordnung in deinen Aufgaben und Unterlagen hast, ist es fast unmöglich sich nicht zu verzetteln. Wie sollst du den Überblick behalten, wenn du deine Aufgaben und Notizen in verschiedenen Notizbüchern, im Kalender, in der To-do-App und auf verschiedenen Zetteln am Kühlschrank, in der Handtasche … notierst.

6. Perfektionismus

Wenn du alles perfekt machen willst, verlierst du dich in den Details. Das führt dazu, dass du nie mit irgendetwas fertig wirst. Denn es gibt immer noch etwas zu verbessern. Dadurch passiert es leicht, dass du das Ziel aus dem Auge verlierst und dadurch nicht dort ankommst.

7. Multitasking

Für Multitasking gilt dasselbe wie für Ablenkung. Denn Multitasking ist genau das. Wenn du mehrere Dinge gleichzeitig tust, lenkst du dich mit der einen Aufgabe von der anderen ab. Du musst dich ständig wieder neu in eine Aufgabe eindenken.

Das führt dazu, dass du keine der Aufgaben konzentriert erledigen kannst. Du läufst Gefahr, durcheinander zu kommen und Fehler zu machen. Und du brauchst insgesamt länger, als wenn du beide Aufgaben nacheinander konzentriert erledigen würdest.

Das kannst du tun, wenn du dich verzettelt hast

Wenn du dich verzettelt hast, ist es wichtig, dass du dir wieder Überblick verschaffst. Das machst du in 3 Schritten:

  1. Sammeln
  2. Sortieren
  3. Planen und umsetzen

Sammeln

Zuerst musst du alles sammeln. Nimm dir dazu unbedingt Zeit, in der du ungestört bist. Vermeide alle Ablenkungen.

Überlege dir deine Ziele und teile sie in Meilensteine auf. Schreib dir unbedingt alles auf.

Sortieren

Im nächsten Schritt solltest du dir deine Ziele und Meilensteine chronologisch sortieren. Überlege dir, welche Schritte notwendig sind, um deine Meilensteine und Ziele zu erreichen und bringe sie in die richtige Reihenfolge.

Daraus kannst du dir Aufgaben und Projekte ableiten. Große Aufgaben solltest du besser in mehrere kleinere aufteilen. Denn kleinere Aufgaben kannst du besser zeitlich abschätzen. Außerdem wirken sie auch nicht so abschreckend. Ein weiterer Vorteil von kleineren Aufgaben ist, dass du öfter einen Haken an eine abgeschlossene Aufgabe machen kannst. Und das ist für viele Menschen extrem motivierend.

Zuletzt solltest du deine Projekte priorisieren. Leg fest worauf wann dein Fokus liegen soll.

Planen und umsetzen

Der letzte Schritt ist es, einen Plan zu machen und mit der Umsetzung zu beginnen. Schau dir die Projekte an, die gerade die höchste Priorität haben. Lege für diese Projekte deine nächsten Schritte fest. Und dann beginne damit, sie der Reihe nach abzuarbeiten.

Du solltest unbedingt regelmäßig überprüfen, ob du noch im Plan bist. Falls nicht, dann passe deinen Plan entsprechend an. Das kannst du sehr gut mit Monatsrückblicken machen.

So vermeidest du das Verzetteln

Am Besten ist es natürlich, wenn du dich gar nicht erst verzettelst.

Vermeide die Ursachen

Damit du dich nicht mehr so häufig verzettelst, solltest du versuchen, die Ursachen so gut es geht zu vermeiden.

Setze dir Ziele und Prioritäten. Dadurch wird es dir leichter fallen, zu entscheiden, welches deine nächsten Schritte sind.

Wenn du zu viele Aufgaben hast, eliminiere die unwichtigen und delegiere solche, die du nicht unbedingt selbst machen musst.

Vermeide Ablenkungen, z. B. indem du Benachrichtigungen auf dem Rechner und am Smartphone abschaltest. Benachrichtigungen reißen dich immer wieder aus deiner Konzentration und sind in den meisten Fällen nicht nötig. Anstatt dich immer benachrichtigen zu lassen, wenn du Nachrichten per E-Mail oder Messenger bekommst, kannst du dir stattdessen feste Zeiten einrichten, zu denen du deine Kanäle überprüfst. Dann kannst du dir auch gleich die Zeit nehmen, deine Nachrichten zu beantworten.

Halte das Pareto-Prinzip ein. Das Pareto-Prinzip besagt, dass du mit 20% des Aufwands 80% des Ergebnisses erreichst. Die letzten 20% des Ergebnisses erfordern dagegen 80% des Aufwands. Das ist fast immer unverhältnismäßig. Denn in den meisten Fällen sind 80% des Ergebnisses absolut ausreichend.

Vermeide Multitasking. Beende zuerst die Arbeit an einer Aufgabe, bevor du mit der nächsten beginnst. Wenn dir zwischendurch Ideen für andere Aufgaben kommen, dann schreibe sie dir für später auf und fahre mit deiner aktuellen Aufgabe fort.

Etabliere hilfreiche Routinen

Auch Routinen können sehr hilfreich sein, um das Verzetteln zu vermeiden.

So kannst du dir zum Beispiel angewöhnen, deine Aufgaben in Blöcken von gleichartigen Aufgaben abzuarbeiten. So mag ich es zum Beispiel gerne, in einem Block meine Texte zu schreiben und in einem anderen Block die Grafiken für den Blogartikel oder Social Media am Stück zu erstellen. Das Arbeiten in Blöcken hat den Vorteil, dass du dich nicht ständig neu in eine Aufgabe eindenken musst.

Eine andere sehr hilfreiche Routine ist die Wochen- bzw. Monatsplanung mit Rückblick. Setze dich dazu am Ende des Monats bzw. am Anfang des nächsten hin und schaue dir erstmal an, was im vergangenen Monat gut gelaufen ist und was nicht. So siehst du schnell, wo du Dinge verändern musst. Danach verschaffst du dir einen Überblick über deine Projekte und Aufgaben. Erst danach machst du den neuen Monatsplan. Genauso machst du es auch bei deiner Wochenplanung.

Und vor allem: mach es dir unbedingt zur Routine, immer Notizen zu machen. Schreib alles auf, wenn du es nicht sofort erledigst. Denn bei allem, was du nicht notierst, läufst du Gefahr, es zu vergessen. Außerdem entlastest du dadurch dein Unterbewusstsein enorm. Denn das Unterbewusstsein versucht ansonsten ständig, dafür zu sorgen, dass du wichtige Dinge nicht vergisst – und wird dich dadurch immer wieder durch deine Gedanken von der Arbeit ablenken. Erst, wenn du sicher sein kannst, dass nichts verloren geht, weil du es dir notiert hast, kann sich dein Unterbewusstsein entspannen.

Was aber ganz wichtig ist: nimm dir explizit Zeit für deine Routinen, damit sie nicht immer wieder hinten runter fallen. Plane sie unbedingt mit ein und reserviere einen Zeitblock dafür.

Nutze Tools

Auch Tools können sehr hilfreich sein, wenn man sich häufig verzettelt. Wichtig ist aber, dass du immer nur ein Tool für die gleiche Anwendung benutzt, also z. B.

  • nur einen Kalender
  • nur ein Notizbuch
  • nur eine To-do-Liste

Falls du doch mehrere Tools nutzt, solltest du genaue Regeln haben, wann und wofür du welches nutzt.

Ich habe zum Beispiel als privaten Kalender den Google-Kalender, weil ich den mit meiner Familie teile. So sehen wir alle auch die Termine der anderen und können gemeinsame Termine besser abstimmen.

Meine beruflichen Termine trage ich dort allerdings nur ein, wenn sie zu anderen Zeiten als den normalen Arbeitszeiten stattfinden. Solche Termine muss meine Familie kennen, um dort keine anderen Termine einzuplanen, die mich auch betreffen. Alle anderen beruflichen Termine stören die anderen nur, deshalb schreibe ich sie in die Aufgabenliste.

Immer wenn ich meine Wochenplanung mache, übertrage ich relevante Termine aus dem Kalender in die Aufgabenliste. Das sind solche Termine, die die Zeitplanung beeinflussen, also zum Beispiel zu Zeiten stattfinden, die ich sonst für die Erledigung meiner Aufgaben zur Verfügung habe. So kann ich meine verfügbare Zeit besser abschätzen.

Aufgaben schreibe ich dagegen nie in meinen Kalender. Die schreibe ich nur in meine Aufgabenliste. Wenn ich Aufgaben zu einem bestimmten Termin erledigen möchte, terminiere ich sie in der Aufgabenliste.

Mein ultimativer Tool-Tipp gegen das Verzetteln: Notion

Mein ultimativer Tool-Tipp ist natürlich Notion. Notion ist so flexibel, das nutze ich zur Organisation fast aller meiner Lebensbereiche. 5 Beispiele, was ich mit Notion alles organisiere, habe ich vor kurzem in diesem Artikel beschrieben.

In Notion sammle ich alles, was ich brauche, um mich nicht zu verzetteln. Und wenn es doch einmal wieder passiert, dann nur, weil ich meine Planung mal wieder habe schleifen lassen. Das passiert in Zeiten, in denen ich viel zu tun habe schon immer mal wieder.

Aber dann setze ich mich hin, und bringe meine Planung mit Notion wieder in Ordnung, sobald ich wieder ein bisschen Luft habe. Dazu helfen mir die Schritte, die ich weiter oben beschrieben habe, enorm.

Sammeln kann ich wunderbar in Notion. Ich schreibe einfach alle Punkte auf einer Notion-Seite in einer Bullet-Liste runter, die mir einfallen. Diese kann ich im nächsten Schritt, dem Sortieren, einfach per Drag & Drop in die entsprechenden Datenbanken verschieben und dort weiterverarbeiten. Ich habe Datenbanken für meine Ziele, für Meilensteine, für Projekte und natürlich für Aufgaben und Termine.

Ich plane regelmäßig meine Woche vor. Dazu überlege ich mir meine Ziele für die Woche und suche die entsprechenden Aufgaben heraus, die ich erledigen muss, um diese Ziele zu erreichen. Diese Aufgaben sind natürlich nicht in Stein gemeißelt, es kann ja immer mal etwas dazwischen kommen.

Deshalb beginnt eine Wochenplanung bei mir immer zuerst mit dem Wochenrückblick, bei dem ich überprüfe, ob ich bei meine Wochenziele der vorherigen Woche erreicht habe. Gegebenenfalls passe ich meine Pläne für meine Projekte entsprechend an. Ein Notion-Dashboard mit einer Checkliste für den Wochenrückblick und die Wochenplanung hilft mir dabei. Ähnliche Routinen habe ich auch zum Beispiel für die Monats- oder Quartalsplanung.

Auch meine Notizen speichere ich nur noch in Notion. Wenn ich handschriftliche Notizen mache, übertrage ich sie anschließend in Notion. Oder ich mache ein Foto davon und speichere das ab. Auch das hilft mir dabei, mich nicht mehr so leicht zu verzetteln, weil ich alle Informationen, die ich brauche, immer zusammen habe.

Fazit: Eine gute Planung ist das A und O

Denn auch wenn du dich einmal verzettelt hast, kommst du mit einem guten Plan schnell wieder in die Spur zurück. Deshalb solltest du auf das Planen deiner Aufgaben und Projekte auf gar keinen Fall verzichten.

Wenn du ein Tool suchst, mit dem du deine Aufgaben verwalten kannst, dann ist vielleicht mein Notion-Template „Aufgaben und Termine in Notion“ eine Hilfe für dich. Wenn du dich für meinen Newsletter anmeldest, bekommst du das Template als Dankeschön kostenlos.

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