5 Beispiele, wofür ich Notion nutze

Ich werde immer wieder gefragt, was Notion eigentlich ist und wofür man es benutzen kann. Doch das ist gar nicht so einfach zu erklären, weil Notion so vielseitig ist. Man kann sehr viele Dinge damit machen. Deshalb habe ich in diesem Artikel 5 Beispiele zusammengetragen, wofür ich Notion konkret nutze.

Aufgaben und Projekte

Eine der Hauptaufgaben, die Notion für mich hat, ist die Planung meiner Aufgaben und Projekte. Dafür habe ich vorher sehr viele andere Programme oder Methoden ausprobiert. Glücklich war ich aber nie damit. Irgendetwas hat immer nicht gepasst.

Analoge Systeme waren mir zu viel Arbeit. Da musste ich immer wieder Aufgaben übertragen, die ich geplant aber doch nicht erledigt hatte. Die digitalen Systeme, die ich ausprobiert habe, waren mir alle zu unflexibel.

In Notion liebe ich die Flexibilität. Ich kann mit einem System beginnen und schauen, ob es für mich passt. Und was nicht passt, kann ich ganz leicht verändern. So habe ich mir nach und nach aus verschiedenen Methoden die Dinge herausgenommen, die für mich funktionieren. Und so mache ich das auch nach wie vor. Meine Aufgabenverwaltung ist ein System, das ständig im Wandel ist und sich immer weiter perfektioniert. Das war mit keinem der Systeme möglich, die ich vorher ausprobiert hatte.

Für mich funktioniert für die Aufgaben- und Projektplanung aktuell am Besten ein System aus zwei Datenbanken:

• eine Datenbank „Aktionen“ für alle Aufgaben und Termine
• und eine für alle Projekte und Prozesse.

Ich sammle alle Aufgaben und Termine in der Datenbank Aktionen. Dabei ist es ganz egal, ob sie zu einem Projekt gehören, oder nicht. Genauso wenig unterscheide ich nach privaten oder beruflichen Aktionen. Dadurch habe ich in dieser Datenbank eine Übersicht über alles, was ich erledigen muss. Ich kann sie beliebig filtern und mir so z. B. eine Tages- oder Wochenübersicht erstellen.

Alle Projekte oder Prozesse speichere ich in der zweiten Datenbank. Beides sind Gruppen von Aufgaben, die zusammengehören. Projekte sind abgeschlossen, Prozesse dagegen nicht. Ein Prozess ist für mich also zum Beispiel die Planung. Die Aufgaben, die dazugehören – wie z. B. die Wochen- oder die Monatsplanung –, wiederholen sich immer wieder. Deshalb fasse ich sie in einem Prozess zusammen.

Die beiden Datenbanken sind miteinander verknüpft. Ich kann die Aktionen also den Projekten bzw. Prozessen zuweisen. Dadurch kann ich auch einzeln nach Projekt planen. Aufgaben, die ich in einem Projekt erstelle, landen in der gleichen Datenbank wie alle anderen Aufgaben, sind aber automatisch mit diesem Projekt verknüpft.

Außerdem ist die Datenbank für die Projekte und Prozesse mit sich selbst verknüpft. So sind auch untergeordnete Projekte möglich. Wenn ein Projekt zu groß ist, um noch übersichtlich zu sein, erstelle ich also mehrere Teilprojekte, die ich einzeln einplanen kann.

Seit ich mit Notion arbeite, bin ich wesentlich produktiver als vorher.

Weiterbildung

Ein weiteres Beispiel für ein sehr wichtiges Einsatzgebiet ist für mich die Weiterbildung. Ich liebe es, neue Dinge zu lernen. Deshalb lese ich viel oder schaue YouTube-Videos an zu Dingen, die mich interessieren. Doch lange hatte ich das Problem, mein neues Wissen so aufzubereiten, dass ich leicht darauf zugreifen kann, wenn ich es später brauche.

Ich habe mir zwar meistens Notizen gemacht, wenn ich neue Dinge gelernt habe. Dazu habe ich anfangs überwiegend Notizbücher oder -blöcke genutzt. Ich bin allerdings ein typischer Scanner und arbeite häufig an vielen Dingen gleichzeitig. Deshalb waren die Notizen meistens wie Kraut und Rüben über viele Blöcke verstreut. So musste ich später oft viel zu lange danach suchen. Häufiger habe ich sie sogar gar nicht mehr wiedergefunden.

Aus diesem Grund habe ich mich nach einem digitalen System für das Wissensmanagement umgeschaut. Und so bin ich nach einem kurzen Umweg über Evernote bei Notion gelandet. Jetzt habe ich endlich den Überblick über mein Wissen, den ich gesucht habe.

Für die Weiterbildung nutze ich vor allem eine Datenbank, nämlich die Mediathek. Dort speichere ich alle Notizen, die ich beim Bearbeiten von Lernstoff mache. Für jedes Medium lege ich einen Datensatz an. Und zu jedem Datensatz kann ich auch Zusatzinformationen speichern, z. B. wer der Autor ist oder wie weit ich den Lernstoff schon bearbeitet habe. So ist es dann auch möglich, die Daten entsprechend zu filtern oder zu sortieren. Dadurch ist es zum Beispiel sehr leicht, alle Texte oder Videos eines Autors zu finden.

Diese Datenbank habe ich auch mit meiner Aufgabendatenbank verknüpft. So kann ich auch gleich Aufgaben erstellen, wenn ich z. B. gerade an einem Kurs arbeite, ohne in die Aufgabendatenbank wechseln zu müssen. Gerade das finde ich einen der ganz großen Vorteile von Notion: dass alle Daten miteinander verknüpft werden können.

Verwalten von Notizen

Ganz eng verwandt mit dem Wissensmanagement ist das nächste Beispiel, wofür ich Notion verwende. Genauso wie die Notizen zur Weiterbildung, speichere ich auch alle anderen Arten von Notizen in Notion. Das können Brainstormings sein, oder Ideen, die ich habe, aber auch Beschreibungen von Prozessen oder Referenzen.

Auch für die Notizen habe ich eine Datenbank erstellt, in die ich alle Notizen speichere. Um den Überblick zu behalten, nutze ich auch in dieser Datenbank verschiedene Properties. Diese erleichtern es mir, die Datenbank zu filtern oder zu sortieren, z. B. nach Thema, Autor oder auch nach dem Zeitpunkt, an dem ich die Notiz zuletzt bearbeitet habe.

Auch in dieser Datenbank sind einige dieser Properties Verknüpfungen mit anderen Datenbanken. Natürlich ist auch die Notizdatenbank mit der Aufgabendatenbank verknüpft, genauso wie die Mediathek. Denn auch wenn ich Notizen mache, entstehen daraus oft Aufgaben. Und die kann ich so direkt erstellen, ohne in eine andere App wechseln zu müssen. So habe ich auch später, wenn ich die Aufgabe bearbeite, sofort Zugriff auf die zugehörige Notiz, ohne danach suchen zu müssen.

Aber auch mit der Mediathek ist die Notizdatenbank verknüpft. Denn so kann ich Medien mit einer Notiz verlinken, die mich zu der Notiz inspiriert haben oder die weitergehende Informationen dazu enthalten.

Um einer Notiz ein Thema zuzuweisen, nutze ich eine eigene Datenbank. Und auch mit dieser Datenbank ist die Notizdatenbank verknüpft. Ich weise also den Notizen Themen aus der Themendatenbank zu. Die Themendatenbank ist wiederum auch mit anderen Datenbanken – wie z. B. der Mediathek – verknüpft. Ein Thema aus dieser Datenbank wird so also zur Übersicht über alle Arten von Notizen zu einem bestimmten Thema, egal in welcher Datenbank sie gespeichert sind.

Redaktionsplan

Für mich inzwischen unersetzbar ist mein nächstes Anwendungsbeispiel für Notion: der Redaktionsplan. Hier plane ich alle meine Inhalte, sowohl für den Blog, als auch für Social Media oder den Newsletter.

Auch hierfür nutze ich natürlich eine Datenbank. Jegliche Art von Inhalt ist ein Datensatz in dieser Content-Datenbank. Ich unterscheide mit einem Property, welche Art von Content es ist.

Ich nutze den Redaktionsplan für das Brainstorming und erstelle mir daraus neue Datensätze mit dem Status „Idee“. Wenn ich eine Idee konkret einplane, ändert sich der Status auf „Entwurf“. Je nach Arbeitsschritt ändert sich der Status immer weiter, bis der Content am Ende veröffentlicht ist. Deshalb nutze ich für den Redaktionsplan nicht nur eine Kalenderansicht, sondern auch ein Kanban-Board. In diesem Board kann ich auf einen Blick sehen, an welchen Inhalten ich gerade arbeite und was der nächste Schritt ist.

Veröffentlichte Inhalte bleiben in der Datenbank erhalten. Dadurch habe ich Notion auch ein Archiv für alle meine Kanäle, über die ich Inhalte veröffentliche.

Kochbuch und Einkaufsplanung

Ich nutze Notion nicht nur für berufliche Zwecke, sondern auch sehr viel privat. Deshalb ist mein letztes Beispiel ein privates, nämlich Kochbuch und Einkaufsplanung.

Mich hat es immer genervt, dass unsere Lieblingsrezepte über viele Kochbücher oder Internetseiten verstreut waren. Wir hatten dadurch bei der Essensplanung einfach keinen Überblick. Eine Weile haben wir viel das Chefkoch-Kochbuch genutzt. Die besten Rezepte waren aber oft nicht dort zu finden, sondern in Kochbüchern oder auf Blogs.

Also habe ich mir kurzerhand meine eigene Rezeptdatenbank erstellt und speichere alle Rezepte, die sich bewährt haben, dort. Auf dieses Kochbuch hat auch mein Mann Zugriff. Wir können also wunderbar gemeinsam planen, jeder mit dem eigenen Tablet.

Rezepte, die ich im Internet finde, aber noch nicht ausprobiert habe, speichere ich in einer Inspirationsdatenbank. Diese ist im Kochbuch-Dashboard auch eingebunden – gefiltert nach Rezepten. Wenn wir ein neues Rezept ausprobiert und für gut befunden haben, übertrage ich es in die eigentliche Kochbuch-Datenbank.

Die Zutaten gebe ich dabei in eine eigene Zutatendatenbank ein, mit der Menge, die für das Rezept gebraucht wird. So habe ich auch die Möglichkeit, die Mengen umzurechnen, wenn ich mehr oder weniger Portionen brauche, als im Rezept angegeben sind. Dafür ändere ich nur die gewünschte Menge im Rezept und die Zutatenliste aktualisiert sich auf die neu berechneten Mengen.

Wenn wir die Essensplanung für die Woche gemacht haben, schreiben wir uns eine Einkaufsliste – natürlich auch in Notion. Das ist super praktisch, weil wir beim Einkaufen auf dem Smartphone alles abhaken können, was wir in den Einkaufswagen packen. Und das sogar gleichzeitig mit mehreren Smartphones.

Besonders lieben gelernt haben wir auch die Möglichkeit, die Liste noch anzupassen, während der andere schon beim Einkaufen ist. Mehr als einmal konnte ich so meinen Mann schon losschicken, während ich die Liste noch fertig getippt habe. Im stressigen Familienalltag ist das wirklich sehr hilfreich, um ein bisschen Zeit zu sparen. Und spätestens das hat auch meinen Mann überzeugt, dem ich vorher die Liste aus Notion meistens ausdrucken musste 😉